Закрывающие документы по ЭДО: что это и зачем нужны

Закрывающие документы в системе электронного документооборота (ЭДО) - это финальные документы, подтверждающие выполнение обязательств между контрагентами. Они служат юридическим основанием для завершения сделки и проведения взаиморасчетов.

Основные виды закрывающих документов в ЭДО

• Акты выполненных работ/оказанных услуг
• Товарные накладные (УПД)
• Счета-фактуры
• Акты сверки взаимных расчетов
• Закрывающие акты по договорам

Преимущества электронных закрывающих документов

Как работает процесс подписания закрывающих документов в ЭДО

1. Формирование документа в учетной системе
2. Отправка контрагенту через оператора ЭДО
3. Подписание документа обеими сторонами
4. Получение подтверждения о подписании
5. Автоматическая регистрация в учетных системах

Требования к закрывающим документам в ЭДО

• Обязательное наличие квалифицированной электронной подписи
• Соответствие форматам, утвержденным ФНС
• Соблюдение сроков подписания (обычно не более 5 рабочих дней)
• Включение всех обязательных реквизитов согласно законодательству

Частые ошибки при работе с закрывающими документами

• Отправка неподписанных или частично подписанных документов
• Нарушение сроков подписания актов
• Несоответствие данных в закрывающих документах первичным документам
• Отсутствие синхронизации между ЭДО и учетной системой

Для корректной работы с закрывающими документами в ЭДО рекомендуется использовать проверенных операторов электронного документооборота и обеспечивать интеграцию с учетными системами предприятия.